指定校依頼文書送付に際してのお願い

2012/06/03 Sun (No.728)

 入試説明会の案内とならんで、大学からの指定校推薦の依頼文書が舞い込む時期となりました。ご承知のように進路指導部宛には毎日多くの文書が届きます。

 大学からだけでも教員向けの入試説明会、生徒向けのオープンキャンパスや進学説明会、大学案内、大学機関紙の見本、昨年の入試結果のまとめ、そして指定校の依頼など、全国各地の大学から毎日何十という文書が届きます。封筒の上書きに内容を表示してあるものもあれば、何の表示もないものもあります。毎朝始業前の日課は、封筒を開けて中身を確かめ、それをしかるべき部署に配達し、分類し、あるいは廃棄することです。約1時間かかります。

 小さな封筒であれば、入試説明会の案内か指定校依頼通知書であると当たりをつけます。大きな封筒であれば、オープンキャンパスのポスターかチラシ、大学案内であると当たりをつけます。チラシや大学案内であれば、間違って廃棄してもそれほど問題はないのですが、なかに指定校の依頼文書が入っていると厄介です。まず進学しないであろうとおもわれる大学の指定校依頼も、万一進学したい生徒がでてきた場合に備えて保管しています。

 ときに大学案内に同封されて指定校依頼が来ることがあります。大学案内の一番上に依頼文書が同封されてある場合は、指定校用の案内だとわかるのですが、大学案内の一番下に依頼文書が隠れていることがあります。その場合は、単なる大学案内だと間違って生徒用の資料閲覧室に保管されることがあります。また、単なる挨拶状のように見えて、よく読むと指定校を依頼している文書もあります。

 わたしの学校では、夏休み明けに大学の指定校一覧を発表するのですが、その資料を作る段になって、いつも依頼のある大学からの指定校依頼がないことがわかり、生徒用の棚から文書を探しだしたこともあります。またどこにも依頼文書を見つけられず、大学に電話連絡をしてもう一度、依頼文書を送ってもらったこともあります。
 
 高校側のミスだといえばそのとおりですが、ミスを最小限にするために、大学側にお願いしたいことは、指定校の依頼文書を同封する場合、ぜひとも封筒の上書きにその旨朱書していただきたいのです。もちろん多くの大学ですでにそのように朱書していただいていますが、まだであれば、ぜひ内容の表示をお願いしたのです。そのことによって仕分け作業が非常に楽になります。

 同じことは、7月以降の企業からの求人票送付についても当てはまります。
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進路ルーム

Author:進路ルーム
京都の大学で大学・大学院と8年間を過ごし、高校の教師となりました。文系ですが、コンピュータ大好き人間。人間(生徒)に倦むと機械(コンピュータ)が恋しくなり、機械に倦むと人間が恋しくなります。

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